المرحلة الأولى: التخطيط والاعتماد (قبل اللقاء بـ 5-7 أيام)
تعتمد هذه المرحلة على دقة المعلومات والتنسيق الأولي.
- التنسيق مع المدرب: التواصل لتحديد الموعد النهائي، وشرح (آلية اللقاء) بدقة لضمان استيعابه لطريقة العرض والتفاعل.
- المحتوى العلمي: استلام عنوان اللقاء، المحاور التفصيلية، والسيرة الذاتية المختصرة.
- الهوية البصرية: تجهيز “البروشور” الإعلاني ومراجعته مع المدرب (الاسم، اللقب، المحاور، التاريخ) لضمان خلوه من الأخطاء قبل النشر.
- المنصة الوطنية: إعداد الفرص التطوعية للمدرب والمنظمين على “المنصة الوطنية للعمل التطوعي” لضمان حفظ حقوقهم النظامية.
المرحلة الثانية: التسويق والنشر (قبل اللقاء بـ 3-4 أيام)
هدفها الوصول لأكبر شريحة من المستفيدين.
- صياغة الرسائل: كتابة نص إعلاني “جذاب” للواتساب يشمل: (رابط قاعة الزوم، رابط مجتمع الجمعية، نبذة عن اللقاء).
- حملة النشر: التعاون الجماعي في النشر عبر منصات التواصل الاجتماعي الخاصة بالجمعية وبالشراكة مع “شركة هبة”.
- إعداد النماذج: تجهيز رابط تحضير شهادات الحضور عبر (Google Forms) والتأكد من تفعيل الحقول المطلوبة.
المرحلة الثالثة: التجهيز التقني (يوم اللقاء – قبل الموعد بـ 3 ساعات)
مرحلة “صفر أخطاء” لتلافي أي حرج تقني.
- تأكيد الحضور: التواصل مع المدرب قبل اللقاء بساعات للتذكير والتأكد من جاهزيته.
- إعدادات القاعة (Zoom): * تعديل اسم القاعة ليكون بعنوان اللقاء.
- ضبط الإعدادات (إغلاق المايكات والكاميرات تلقائياً عن الحضور).
- إضافة المدرب ومقدم اللقاء كـ (Co-hosts).
- الفحص الفني: تجربة الصوت، والتأكد من وجود “العرض التقديمي” ومساعدة المدرب في مشاركة الشاشة (Screen Share).
- البث المباشر: ربط القاعة بقناة الجمعية على “يوتيوب” والتأكد من جودة البث.
المرحلة الرابعة: إدارة اللقاء (أثناء اللقاء)
مرحلة الضبط اللوجستي والتفاعل.
- المقدمة الذكية: الترحيب بالحضور، التعريف بشركاء النجاح (شركة هبة للتعليم)، وتوضيح “آلية الحصول على الشهادات” بوضوح.
- إدارة الشات: متابعة المحادثات، الإجابة على الاستفسارات التقنية، وإغلاق الشات إذا لزم الأمر لمنع التشويش.
- التحضير: إرسال رابط تسجيل الحضور في “الدردشة” بأوقات متفرقة ومدروسة.
- إدارة الحوار: تنسيق الأسئلة الختامية وتوجيهها للمدرب بأسلوب لبق.
المرحلة الخامسة: الختام والتوثيق (بعد اللقاء مباشرة)
مرحلة التقدير وحفظ البيانات.
- بروتوكول الشكر: * شكر المدرب وتقديم “شهادة شكر” إلكترونية له.
- شكر الحضور و”شركاء النجاح” وكل من ساهم في النشر.
- التعريف بـ “شركة هبة للتعليم” ودورها التعليمي.
- الإعلان القادم: التذكير بعنوان وموعد اللقاء التالي لضمان الاستمرارية.
- الإغلاق النظامي: عدم إغلاق القاعة إلا بعد التأكد من تسجيل الجميع في رابط الشهادات، ثم رصد الساعات التطوعية رسمياً للمشاركين.
نصيحة إضافية: يفضل تعيين “قائد لكل لقاء” يكون مسؤولاً عن الربط بين هذه المهام والتأكد من إنجاز كل متطوع لمهمته الموكلة إليه.
