حوكمة العمل التطوعي: نحو ممارسة مؤسسية منضبطة ومستدامة

المستشار وديع بنجابي مستشار الحوكمة و التشغيل

تعد المنصة الوطنية للعمل التطوعي الحاضنة الأساسية التي توفر بيئة آمنة تخدم وتنظم العلاقة بين الجهات الموفرة للفرص التطوعية والمتطوعين في المملكة . ولضمان أعلى معايير الحوكمة والشفافية، يتوجب علينا فهم الأدوات التي توفرها المنصة لتحقيق التميز المؤسسي.

1. هيكلة الصلاحيات والأدوار: صمام أمان العمل

تعتمد حوكمة النظام على تحديد الأدوار والصالحيات بدقة، حيث يخصص لكل مستخدم دور واحد محدد بصلاحيات مسبقة . ومن خلال شاشة إدارة الأدوار، يمكننا:

• إضافة أدوار جديدة باللغتين العربية والإنجليزية وتفعيلها أو تعطيلها .
• التحكم الدقيق في الأذونات، مثل إدارة الفرص، تعديل بيانات الجهة، أو الاطلاع على التقارير .
• ملاحظة حوكمية: عند حظر دور معين، لا يتأثر المستخدمون القدامى الذين يحملونه، ولكن لا يمكن إعطاؤه لمستخدمين جدد، مما يضمن استمرارية العمل مع وقف التوسيع في صلاحيات معينة عند الحاجة .

2. إدارة المستخدمين والشفافية المعلوماتية

تتيح المنصة لمسؤول الجهة إدارة المستخدمين بشكل كامل، من إضافة مستخدمين جدد (بشرط تسجيلهم المسبق كمتطوعين) إلى إيقاف تفعيلهم أو حذفهم . إن حوكمة البيانات تتطلب تحديث بروفايل الجهة باستمرار، مع العلم أن النظام يسمح بتعديل بيانات الاتصال والاهتمامات فقط، بينما تظل البيانات الأساسية ثابتة لضمان الموثوقية .

3. الرقابة والتقارير: أدوات اتخاذ القرار

لا تخفى أهمية التقارير في الفكر الرقابي، وتوفر المنصة نظاماً متكاملاً للتقارير يشمل:

• تقارير المتطوعين المفعلين: لمتابعة أداء من شاركوا فعلياً في الفرص .
• تقارير إحصائيات الفرص التطوعية: التي توضح عدد الساعات، القيمة الاقتصادية، والفرص المنجزة .
• إمكانية تصدير هذه البيانات بصيغ (EXCEL – PDF) لتقديمها في اجتماعات الإدارة والجمعية العمومية .

4. إدارة الفرق والفرص بأثر رجعي

لتحقيق الحوكمة في الميدان، توفر المنصة ميزة إدارة الفرق التطوعية، حيث يتم تعيين قائد لكل فريق واعتماد الفريق رسمياً بعد موافقته . كما يدعم النظام حوكمة الفرص التي تمت خارج المنصة عبر خاصية إضافة فرصة بأثر رجعي، مع ضرورة إرفاق تقارير التنفيذ وصور التوثيق لضمان صحة الساعات المحتسبة .

5. الدعم الفني ومعالجة التحديات

كجزء من الحوكمة الإجرائية، وفرت المنصة نظام تذاكر الدعم الفني، الذي يسمح بفتح تذكرة وتصنيفها ومتابعة حالتها، بل وإعادة توجيهها لجهات أخرى أو ترحيلها للجهات التابعة، مما يضمن عدم ضياع الطلبات وسرعة الاستجابة للتحديات .

ختاماً،
إن التزامنا باستخدام هذه الأدوات التقنية ليس مجرد إجراء إداري، بل هو تجسيد لمبادئ المساءلة والشفافية التي تسعى جمعيتنا لترسيخها. ندعو الجميع للتعامل مع المنصة كمرجع توثيقي وقانوني لكل ممارساتنا التطوعية.