الهدف الأساسي للقاء
الهدف الأسمى لهذا اللقاء هو تعميق الروابط وزيادة التعاون بين أعضاء فريق الجمعية التطوعي وشركاء النجاح والجهات الداعمة، والاحتفاء بالجميع كشركاء في الإنجاز. كما سيكون فرصة للتعريف الشامل بالجمعية وأهدافها، وفتح آفاق جديدة لاستقبال المزيد من المتطوعين والداعمين.
1. الزمان والمكان المقترحان
الزمان (مسائي بعد صلاة المغرب):
لضمان أقصى درجات الحضور، خاصة من أعضاء الفريق والشركاء، يُقترح اختيار أحد المواعيد المسائية التالية:
- الخيار الأول: ليلة الجمعة (مساء يوم الخميس) الموافق [تاريخ مقترح قريب].
- الخيار الثاني: ليلة السبت (مساء يوم الجمعة) الموافق [تاريخ آخر مقترح].
- الخيار الثالث: مساء يوم السبت الموافق [تاريخ مقترح].
بعد التنسيق، سيتم تثبيت موعد واحد وإرسال الدعوات بناءً عليه.
المكان (جدة):
سيتم تحديد المكان بشكل نهائي بعد تقييم عدد المدعوين والميزانية المتاحة للرعاية، بحيث يكون موقعاً راقياً ومناسباً لطبيعة اللقاء والمحتفى بهم. تشمل الخيارات الأولية: قاعة مناسبات في فندق مرموق، أو قاعة مؤتمرات مجهزة تابعة لأحد شركاء النجاح، مما يضيف للحدث طابعاً رسمياً واحتفالياً.
2. البرنامج التفصيلي للقاء
سيُصمم البرنامج ليكون جاذباً ومختصراً، بمدة تقديرية لا تتجاوز الساعتين والنصف، موزعة كالتالي:
مرحلة الاستقبال والترحيب (30 دقيقة)
- يبدأ اللقاء باستقبال الضيوف وتسهيل عملية تسجيل الحضور، وتوزيع حقيبة اللقاء التي تحتوي على بطاقة الاسم والمواد التعريفية والمطبوعات الخاصة بجمعية “معاً”.
- توفير مساحة للتعارف المبدئي والتواصل غير الرسمي بين الحضور.
مرحلة الافتتاح والتعريف بالجمعية (45 دقيقة)
- يبدأ الحفل رسمياً بآيات من الذكر الحكيم، تليها كلمة ترحيبية جامعة ومختصرة من عريف الحفل.
- إلقاء كلمة رئيس مجلس الإدارة/المدير التنفيذي التي تُعبر عن الامتنان للحضور ودورهم المحوري.
- عرض الجمعية وأهدافها: تقديم عرض مرئي (فيديو تعريفي موجز) يسلط الضوء على رؤية ورسالة “معاً”، وأبرز الإنجازات التي تحققت بفضل الله ثم بجهود الجميع.
- توجيه دعوة صريحة ومحفزة للحضور للانضمام إلى الفريق التطوعي أو المساهمة في توسيع نطاق برامج الجمعية.
مرحلة الشراكات والاحتفاء (45 دقيقة)
- يتم التركيز على تكريم الشركاء والجهات الداعمة، مع إبراز أثر شراكاتهم على عمل الجمعية والمستفيدين. يتم عرض أسماء وشعارات الشركاء كجزء من التقدير.
- يمكن تخصيص كلمة قصيرة لأحد الشركاء لعرض تجربته في الشراكة مع “معاً” (إن أمكن).
- تكريم الفريق التطوعي: هو الفقرة الأهم، حيث يتم تكريم الأعضاء الأكثر تميزاً وتقديراً للفريق بأكمله، للتأكيد على أنهم هم قلب الجمعية النابض.
- تقديم الدروع والهدايا التذكارية للجميع.
مرحلة الختام والضيافة (30 دقيقة)
- كلمة ختامية تشمل الشكر والتقدير لكل من ساهم في إنجاح اللقاء.
- الإعلان عن العزم على جعل هذا اللقاء تقليداً سنوياً دورياً.
- دعوة الجميع لتناول وجبة العشاء أو البوفيه المفتوح المُعد خصيصاً لهذه المناسبة، لاستكمال التعارف في جو من الود.
3. متطلبات الرعاية والتمويل
لتحقيق لقاء مميز يليق بالجهود المبذولة، يتطلب الأمر تضافر جهود الجميع في تأمين الرعاية، وذلك عبر:
- تفعيل لجنة الرعاية: تشكيل فريق مصغر للعمل على تأمين التمويل اللازم من خلال علاقات أعضاء الجمعية والشركاء الحاليين.
- عروض الرعاية: تقديم حزم رعاية متنوعة (ماسية، ذهبية، فضية) تضمن حقوق الجهات الراعية في الإعلان والتواجد خلال اللقاء.
- المساهمة العينية: دعوة الشركاء للمساهمة العينية (كالتكفل بمكان اللقاء، أو الضيافة، أو طباعة مواد الحفل) لتقليل النفقات المباشرة.
هذه الخطة هي إطار عمل متكامل، تحتاج إلى تفاصيل تنفيذية دقيقة لضمان تحقيق الأهداف المرجوة منها.
