دليل استخدام تريلو (Trello) لجمعية معاً للتنمية الاجتماعية

أولاً: هيكلة اللوحات الأساسية

1. لوحة الحوكمة والامتثال: المرجع القانوني والإداري للجمعية.

2. لوحة التحول الرقمي: متابعة المشاريع التقنية والأتمتة.

3. لوحة الساندبوكس (Sandbox): مختبر الابتكار وتجربة المبادرات الجديدة.

4. لوحة محبي مكة: إدارة مجتمع المبادرة وإثراء التجربة.

5. لوحة الكيانات المرتبطة: التنسيق والرقابة على الجهات التابعة.

ثانياً: نظام إدارة المعرفة داخل البطاقات

• الوصف (Description): يجب أن يحتوي على سياق المهمة، الأهداف، والروابط المرجعية.

• الدروس المستفادة: بعد إغلاق أي مهمة، يتم إضافة تعليق بـ “الدروس المستفادة” لضمان تراكم الخبرات.

• الربط (Linking): ربط البطاقات ببعضها البعض عند وجود تقاطع بين الحوكمة والتنفيذ.

ثالثاً: تصنيف الملصقات (Labels) الموحد

• 🔴 حرج/مخاطر: قضايا قانونية أو تقنية عاجلة.

• 🟢 ازدهار اقتصادي: مبادرات مرتبطة بالتمكين المالي.

• 🔵 تحول رقمي: مشاريع الأتمتة والتقنية.

• 🟡 حوكمة: مراجعة السياسات والامتثال.

رابعاً: قواعد الأرشفة

• لا تُحذف البطاقات نهائياً؛ بل تُنقل إلى قائمة “الأرشيف المعرفي” نهاية كل ربع سنة لاستخدامها في تقارير الأداء الاستراتيجي.

الدليل العام

1. فلسفة العمل (إدارة المعرفة الرقمية)

بدلاً من استخدام تريلو كمجرد “قائمة مهام”، سيتم استخدامه كـ مستودع معرفي ذكي.

• البطاقة (Card) كوثيقة: كل بطاقة يجب أن تبدأ بوصف واضح للسياق (لماذا نقوم بهذا العمل؟) وتنتهي بالنتائج المحققة.
• تجنب الفقد المعرفي: يُمنع حذف أي بطاقة تحت أي ظرف. يتم نقل البطاقات المنتهية إلى قائمة “الأرشيف المعرفي” لتكون مرجعاً عند كتابة تقارير الحوكمة أو قياس الأثر الاقتصادي.

2. هيكلية اللوحات الموحدة (Standardized Boards)

يتم اعتماد 4 أنواع من اللوحات لضمان الاتساق:

1. لوحة القيادة والحوكمة (Governance Hub): لإدارة السياسات، الامتثال، والقرارات الاستراتيجية (تعتبر المرجع للجمعية والكيانات).
2. لوحة “الساندبوكس” (Innovation Sandbox): لاختبار المبادرات الرقمية والاقتصادية الجديدة قبل إطلاقها بشكل رسمي.
3. لوحة “محبي مكة” (Engagement Board): لإدارة العمليات الميدانية، الشراكات، وإثراء تجربة المجتمع المكي.
4. لوحة المشاريع التشغيلية: لكل كيان مرتبط، لضمان استقلالية التنفيذ مع وحدة المرجعية.

3. نظام الملصقات الموحد (Unified Labeling System)

• 🔴 حرج (Critical): معوقات قانونية أو تقنية تتطلب تدخلاً فورياً.
• 🟢 ازدهار (Prosperity): مهام مرتبطة مباشرة بالتمكين الاقتصادي أو الاستدامة.
• 🔵 رقمنة (Digital): مشاريع التحول الرقمي والأتمتة.
• 🟡 امتثال (Compliance): مهام مرتبطة بمعايير الحوكمة واللوائح.

4. سير العمل داخل اللوحات (The Workflow)

تتكون كل لوحة من القوائم التالية بالترتيب:

1. الموارد والدليل (Resources): روابط دائمة للوائح والسياسات الخاصة بهذا القسم.
2. الأفكار/المقترحات (Inbox): مساحة لاستقبال المبادرات الجديدة من الفريق.
3. قيد الدراسة (Under Review): مهام تخضع لتقييم المستشار (سواءً حوكمة أو جدوى).
4. قيد التنفيذ (Action): العمل الفعلي الجاري.
5. الأرشيف المعرفي (Archive): البطاقات المكتملة (مقسمة ربع سنويًا).

5. أدوات التكامل (Power-Ups) الموصى بها

• Google Drive: لربط المستندات والسياسات الأصلية بالبطاقات مباشرة.
• Card Priority: لتحديد أولويات المهام بناءً على الأثر الاقتصادي.
• Butler Automation: لجدولة التذكيرات الدورية لتقارير الحوكمة الشهرية.